Частые вопросы

В практическом смысле, ядром всего инструментария process mining является так называемое извлечение процесса (process discovery). Т.е., прежде всего, process mining позволяет вам мгновенно получить интерактивную модель вашего реального процесса, во всех вариациях его фактического исполнения.

Важно то, что карта отображает именно реальный процесс, а не то, как его ранее смоделировали бизнес-аналитики. При этом, каждый элемент модели содержит точную информацию о процессе: сколько раз был осуществлен тот или иной шаг процесса, сколько раз состоялся конкретный переход из одного шага в другой. Также, следует отметить, что в Promease каждый элемент является "кликабельным" - при клике на элемент вы сразу получаете исчерпывающую статистику по этому элементу.

Следующей классической задачей, решаемой process mining, является обогащение процесса (process enhancement). С появлением Promease, процессные аналитики получают ценные инсайты о процессе, основанные на данных. Для еще большего удобства пользователей, мы разработали отдельный модуль инсайтов, позволяющий автоматически идентифицировать узкие места процесса.

Третьей задачей является подтверждение соответствия (conformance checking). Любая организация заинтересована в том, чтобы ее процессы осуществлялись в соответствии с внутренними регламентами и в соответствии с требованиями регуляторов. Специально для служб внутреннего аудита мы разработали специализированный модуль аудита, позволяющий за секунды проводить аудит 100% исполненных процессов.

О всех возможностях см. на странице с описанием функционала Promease.

В классической парадигме управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) предполагается, что аналитик прежде всего описывает бизнес-процесс - исходя из собственных наблюдений и со слов исполнителей. Затем созданное описание используется как основа для последующей автоматизации или роботизации процесса, а также для поиска и устранения потерь процесса.

В свою очередь, базовая идея process mining предполагает, что в современной организациях основные процессы уже так или иначе автоматизированы. Соответственно, при исполнении этих процессов в информационных системах накапливаются цифровые следы их исполнения - например, как обрабатывались сотрудниками входящие заявки клиентов или как проходил процесс согласования документов. На основе этих следов становится возможным сформировать так называемый журнал событий (event log), который и является исходным "сырьем" для извлечения процесса.

Подготовка журнала событий - это один из ключевых этапов в любом проекте глубинного исследования процесса. Основой для извлечения и дальнейшего исследования процесса являются цифровые следы, накапливающееся в информационных системах при исполнении данного процесса.

Например, вас интересует процесс работы с заявками клиентами, который происходит в CRM, или, скажем, процесс рассмотрения и согласования документов в системе электронного документооборота. Как правило, в современных системах логирование действий пользователей по умолчанию достаточно детально. В этом случае, необходимо выгрузить соответствующий отчет: часто это делается в рамках обычного пользовательского функционала либо необходимо обратиться к системному администратору.

В результате вы должны получить обычную плоскую таблицу, содержащую как минимум три обязательных поля:

1. Case ID - уникальный идентификатор отдельно взятого исполнения процесса (например, номер заявки).
2. Событие - действия, которые происходили в рамках исполнения процесса (например, "Регистрация заявки", "Распределение заявки менеджеру", "Подбор предложения", "Запрос в профильную службу" и т.п.).
3. Временная отметка (timestamp) - обычно автоматически присваивается при исполнении того или иного действия. 

NB! Обратите внимание на ряд наших практических рекомендаций при подготовке журнала:

1. Уточните, сколько временных отметок присваивается в вашей системе - Promease поддерживает возможность указания двух таймстемпов (времени начала и времени окончания шага процесса), что позволяет существенно обогатить дальнейшую аналитику.
2. Корректно определите необходимый временной диапазон журнала  - за какой период вам нужны процессные данные. Для статистически достоверной модели процесса желательны данные за пятикратный период средней продолжительности процесса.
3. Уточните, какими дополнительными данными вы можете обогатить ваш журнал: например, это могут быть сведения о филиалах компании, о видах документов, о категориях клиентов, о номенклатурных группах и т.д. и т.п. При наличии таких данных в журнале появится возможность исследования процесса в соответствующих ракурсах.

Существует множество вариантов использования инструментов process mining в компании. Зачастую, даже первичное извлечение процесса имеет самостоятельную ценность, так как позволяет заглянуть в "черный ящик" и увидеть, как реально осуществляется процесса. Также самостоятельную ценность представляет регулярный аудит процесса и контроль его соответствия внутренним требованиям или требованиям регуляторов.

Что касается эффекта проектов по оптимизации процессов с использованием process mining, то практика подтверждает выявление потенциала сокращения длительности процесса на 15% и более, а также на сокращение ресурсоемкости процесса на 10% и более.

Ключевое отличие process mining от систем бизнес-аналитики заключается в том, что process mining работает не только с результатами процесса, как BI-инструменты, но также позволяет исследовать сам процесс - быстро и точно исследовать причины возникновения потерь процесса. 

Мы с пониманием относимся к тому, что многие компании с осторожностью относятся к новым инструментам, в том числе, к process mining. Для того, чтобы внедрение process mining оказалось полезным и эффективным, мы рекомендуем придерживаться проектной методологии, разработанной специально для проектов внедрения process mining - это позволит внедрить Promease быстро и комфортно.

Если у вас есть вопросы по подготовке данных, по проектному взаимодействию подразделений и специалистов или по какому-либо другому аспекту ведения проекта - напишите нам на info@promease.ru, и мы с удовольствием дадим исчерпывающие пояснения.

Также, мы регулярно проводим обучение, в рамках которого участники получают как навыки практической работы в Promease, так и получают знания об особенностях проектов process mining.

В разработку Promease мы вложили всю нашу многолетнюю экспертизу в области управления бизнес-процессами и ориентировались на лучшие международные практики в области обработки процессных данных. Поэтому мы можем утверждать, что по сравнению с аналогами Promease позволяет извлекать наиболее точные интерактивные модели процессов, обладает наиболее богатым аналитическим функционалом, пользовательский интерфейс позволяет с легкостью освоить решение новичку, а многочисленные незаметные детали порадуют самых продвинутых профессионалов.

Другой отличительной чертой Promease является его нетребовательность к вычислительным ресурсам: даже на самой скромной машине Promease способен легко обрабатывать многомиллионные журналы событий.

Наконец, третьим достоинством является наша открытость к инновациям и современным технологиям - приобретая Promease, вы можете быть уверены, что вы приобретаете решение, использующее самые последние достижения data science в этой сфере.

В 2022 году мы открыли Академию Promease, которая готовит будущих пользователей и, в рамках нашей программы академического партнерства, будущих преподавателей. С деталями программы можно познакомиться на странице Академии.

Да, у нас есть собственная консалтинговая практика. Также сопровождением проектов внедрения занимаются наши партнеры. Со списком официальных партнеров можно ознакомиться на странице Партнеры.

Напишите нам на info@promease.ru, и мы оперативно с вами свяжемся.